Exploiter un document numérique sur toutes les tablettes d'une classe n'est pas immédiat car il faut s'assurer que chaque tablette à bien accès au contenu souhaité. Pour cela, nous allons proposer une méthode de partage de documents qui utilise l'espace de stockage dans le cloud proposé par SugarSync. Il s'agit d'un service similaire à celui proposé par le très connu Dropbox mais qui présente quelques avantages supplémentaires au prix, hélas, d'une utilisation un peu plus complexe. Ces avantages sont notamment :
Pour "envoyer" un document (par exemple un fichier PDF, une photo ou un
livre numérique de votre composition) à toutes les tablettes
de la classe, il faut que toutes les tablettes soient
connectées au même compte SugarSync. Nous allons
voir que la "Malette magique" de SugarSync recopie automatiquement les
fichiers qu'on lui confie dans tous les appareils qui partagent ce
même compte. Toutefois, si nos tablettes sont utilisées tour
à tour dans plusieurs classes, il faudrait alors que les
ordinateurs des enseignants utilisateurs soient aussi tous
connectés à ce même compte. Ce n'est pas très
pratique car chaque ordinateur répliquerait aussi l'ensemble des
données de toutes les classes.
Nous vous proposons donc d'utiliser une stratégie un peu plus élaborée, comme l'illustre le schéma suivant, afin de permettre à chaque professeur de:
Le nuage symbolise l'espace de stockage de SugarSync dans le "cloud".
On y trouve l'espace particulier du compte "Ecole" auquel sont
connectées les tablettes. De cette manière, chaque tablette
a accès aux documents mis à disposition par le compte
"Ecole" que nous appellerons l'espace Ecole. Nous allons y créer un
dossier pour chaque classe. Nous avons ici des dossiers pour les classes
de CP, CE1 et CE2.
Par ailleurs, chaque professeur crée un compte SugarSync qui lui
est propre et le connecte à son ordinateur personnel. La figure
montre ici le cas de Alicia et Céline qui possèdent toutes
deux un espace dans le cloud.
Il ne reste alors plus qu'à créer des "ponts" ou plus exactement des "partages" entre l'espace Ecole et l'espace de chaque professeur pour que ce dernier puisse déposer des fichiers dans le dossier de sa classe donc finalement sur les tablettes.
Voyons donc comment réaliser cela pas à pas en trois étapes :
1 |
Création du compte SugarSync de l'école![]() Pour cela, suivre le lien vers le site SugarSync en français et créer un espace en choisissant le "Plan gratuit de 5 Gb" qui devrait largement suffire à nos besoins. Il suffit de remplir le formulaire nous demandant essentiellement une adresse email (1) et le mot de passe (2) que nous utiliserons pour nous identifier ensuite sur le service. Dès que le formulaire est confirmé (3), nous recevons un mail qu'il faut ouvrir et dans lequel il faut presser un lien pour confirmer notre identité. Comme ce compte sera utilisé par les tablettes, il est judicieux d'attacher ce compte à une adresse mail générique de l'école. On peut notamment prendre l'adresse gmail qui sert pour l'accès au Play Store. Il est cependant prudent d'utiliser un autre mot de passe que celui attaché au compte Gmail. Dès que le compte est ainsi créé, SugarSync nous propose de télécharger son application pour PC ou Mac. Ce n'est pas nécessaire pour ce compte et il convient donc de revenir à l'accueil du site SugarSync puis de nous connecter (Log in) en donnant l'adresse mail et le mot de passe que nous avons choisis. |
2 |
![]() Nous trouvons, en colonne de gauche, les caractéristiques de notre espace, en particulier l'espace disponible et déjà utilisé (1), la liste des périphériques associés où nous trouverons plus tard la liste des tablettes (2) et la liste des "emplacements" principaux (3) c'est-à-dire des lieux où nous allons ranger nos dossiers et fichiers. Le premier, appelé "Malette magique" ou "Mon SugarSync" selon la version Windows ou Mac utilisée, va nous intéresser particulièrement. En effet, les dossiers que l'on placera dans cette "Malette magique" seront automatiquement répliqués sur tous les ordinateurs ou tablettes connectés à ce compte. Au début, elle ne contient que quelques dossiers de démonstration avec des fichiers exemples qui peuvent d'ailleurs être supprimés sans crainte. |
3 |
![]() Nous donnons simplement le nom souhaité. Il est peut-être souhaitable de l'identifier par le nom de la classe plutôt que par celui du professeur pour éviter toute confusion par la suite avec les espaces qui seront créés pour les enseignants. Il suffit alors de répéter l'opération pour toutes les classes souhaitées (2). |
4 |
![]() Pour cela, on peut par exemple cocher la case en regard du nom du dossier (1) puis sélectionner l'action voulue dans le menu qui s'ouvre alors. Nous voyons que cela nous permettrait aussi de changer le nom du dossier si nous le souhaitions. Ici nous choisirons "Partager le dossier" (2). |
5 |
![]() Par défaut, le partage permet au destinataire d'ajouter, de modifier mais aussi de supprimer des fichiers ou encore de créer des sous-dossiers (1). Il est essentiel de conserver cette faculté puisque l'on souhaite que les professeurs déposent des documents dans ce dossier partagé. Il faut alors préciser l'adresse mail qui est ou sera associée au compte SugarSync du professeur (2). On peut aussi ajouter un texte qui sera joint à l'e-mail (3). Ce faisant, le professeur va recevoir un courrier électronique qui lui permettra à la fois de créer son compte SugarSync s'il n'en a pas encore et aussi d'activer le partage du dossier mentionné dans le mail et donc de pouvoir l'utiliser comme nous le montrerons à l'action 8. Mieux, pour chaque partage, notre compte école ET le compte du professeur recevront 500 Mb supplémentaires d'espace de stockage (avec un total maximum de 32 Gb). Dès que tous les partages sont créés, nous pouvons passer à la configuration des tablettes. |
6![]() |
Installation de SugarSync sur les tablettes
|
7 |
![]() Il suffira donc par la suite d'ouvrir le dossier de la classe voulue puis de presser le document pour que l'application associée s'ouvre. La procédure de connexion (action 6) doit être réalisée manuellement sur chaque tablette mais l'application conserve ensuite les paramètres de connexion. L'accès aux dossiers de la mallette magique sera donc immédiat par la suite, pour autant que la tablette soit connectée au WiFi. Lorsque toutes les tablettes ont été installées et connectées, elles sont prêtes à être utilisées. |
8 |
Création et configuration du compte professeur
|
9 |
Choix des dossiers à sauvegarder dans le cloud![]() Dans un premier temps ne sélectionnons que ce qui est essentiel (1). Nous pourrons facilement modifier cette liste par la suite. Pour nous aider, SugarSync nous indique le nombre de Mb ou Gb nécessaires pour sauvegarder les dossiers choisis (2). Notons aussi la présence d'un dossier "Mon SugarSync" qui est déjà coché et n'est pas modifiable (3). C'est en fait une Malette magique personnelle qui va être créée par le logiciel. Elle nous permettra d'échanger des fichiers avec nos autres ordinateurs ou avec notre smartphone. Le bouton "Ajouter plus de fichiers" (4) permet de synchroniser n'importe quel dossier de notre disque dur. Pressons le bouton "Suivant", puis après quelques écrans d'information, "Terminer". La synchronisation commence et va se poursuivre discrètement en tâche de fond. Une petite icône dans la barre des tâches nous indique que la synchronisation est en cours ![]() |
10 |
![]() Un autre lien donne accès à "Mon site Web SugarSync" (3). Ce site web personnalisé nous permet, partout dans le monde, d'avoir accès à nos fichiers rangés dans le cloud. Il nous permet aussi de gérer les dossiers partagés. Sélectionnons ce lien. |
11 |
![]() Ce sont ces dossiers qui constituent pour nous une sorte de "backup" en ligne qui pourrait nous rendre bien service en cas de panne d'ordinateur. |
12 |
Ajout du dossier de classe partagé
|
13 |
![]() |
14 |
Accès au dossier partagé via l'explorateur de
fichier de l'ordinateur
|
15 |
![]() Une pression sur le nom du fichier provoque son chargement effectif et nous permet ensuite de le lire avec notre application favorite. |
Ce tutoriel peut sembler assez complexe mais il faut bien voir que,
lorsque la configuration des comptes, tablettes et ordinateurs est
réalisée, l'utilisation quotidienne est extrêmement
simple et se cantonne essentiellement dans les actions 14 et 15.